Als zelfstandige ontkom je er in sommige gevallen niet aan om kantoorruimte te huren. Als je een beroep uitoefent waarbij je regelmatig klanten ontvangt kun je dat moeilijk aan de keukentafel doen. Als het geen optie is om klanten op hun eigen locatie te bezoeken is een kantoorruimte onontbeerlijk. Het is daarbij belangrijk om deze ruimte zo efficiënt mogelijk te gebruiken en in te richten. Als je zzp’er bent heb je in principe niet met de Arbowet te maken. Die geldt alleen voor ondernemers die mensen in dienst hebben. Maar ook je eigen gezondheid en welzijn moet natuurlijk worden gewaarborgd.

Investeer in goed meubilair

Als je hele dagen op kantoor zit is het belangrijk om te investeren in goed meubilair. Koop liever meteen een in hoogte verstelbaar bureau en een goede ergonomische bureaustoel. De kosten daarvan kun je aftrekken als bedrijfskosten. Investeren in een goede bureaustoel als je al last van je rug hebt is een beetje mosterd na de maaltijd. Laat je hierover goed adviseren zodat je een goede keuze kunt maken. Let op voldoende daglicht in de kantoorruimte en de juiste temperatuur en luchtvochtigheid. Zorg er ook voor dat aansluitingen voor een vaste telefoon en het internet in orde zijn. Niets zo irritant als slechte verbindingen waardoor je niet goed kunt werken.

Zorg voor een goed en overzichtelijk archief

Heel veel documenten worden tegenwoordig digitaal opgeslagen. Maar dat kan niet in alle gevallen. Bonnen van opdrachten en betaalbewijzen van uitgaven zul je vaak niet digitaal hebben. Zorg dat je die goed en overzichtelijk opbergt. Zo kan je boekhouder direct voor je aan de slag als er btw-aangifte moet worden gedaan of als de aangifte inkomstenbelasting moet worden verzorgd. Ook als je dit soort dingen zelf doet is het wel zo prettig dat je alles snel kunt vinden. Zorg dus voor duidelijke archivering en onthoud dat de Belastingdienst tot vijf jaar terug alsnog documenten kan opvragen. Gooi ze dus niet te snel weg.

Maak gebruik van flexruimtes

Als je niet constant kantoorruimte nodig hebt maar bijvoorbeeld maar voor enkele dagdelen per week dan kun je in veel steden een flexibele kantoorruimte huren. Die gebruik je dan alleen op de dagen dat je deze nodig hebt. Op andere dagdelen wordt de ruimte aan anderen beschikbaar gesteld. Het grote voordeel is dat je minder huur betaalt en dat je je klanten indien nodig toch op een aansprekende locatie kunt ontvangen. Voordat je naar een eigen vaste kantoorruimte informeert is dit wellicht een overweging die je veel geld kan besparen.