Het grote voordeel voor ZZP’ers en meestal ook dé reden om voor zelfstandigheid te kiezen is dat je heel veel vrijheid krijgt. Vrijheid in het indelen van je werkzaamheden, hoe je dag eruit ziet en hoeveel tijd je besteedt aan je gezin. Maar ZZP’er zijn houdt ook in dat je een administratie moet bijhouden. Dit is niet een klusje dat iedereen zal zien zitten. Vooral als je een beroep ‘met je handen’ uitoefent, is boekhoudkennis niet altijd aanwezig en kun je er zelfs tegenop zien. Of misschien kun je wel boekhouden en netjes je administratie zelf doen, maar heb je het zo druk, dat je er de tijd niet voor hebt. In dit soort gevallen zal zeker eens een moment komen dat je je afvraagt of het niet mogelijk is om de administratie uit te besteden? Mogelijk is dit altijd natuurlijk, maar is dit het ook waard en wat zijn hier de voor- en nadelen van?

Het belang van een administratie bijhouden

Als je niet goed bent in het bijhouden van administratie, geen tijd hebt of dit eigenlijk helemaal niet wilt, dan is het zeker geen optie om dit ook maar niet te doen. Het is namelijk wettelijk vastgesteld dat iedere ondernemer, hoe klein ook, een overzichtelijke administratie aan de belastingdienst kan overleggen. Doe je dit niet, dan loop je het risico op boetes die behoorlijk kunnen oplopen. Nu is het niet zo dat je als ZZP’er een zeer uitgebreide administratie hoeft bij te houden. Maar er zijn wel enkele minimale eisen waaraan een boekhouding moet voldoen. Onderdeel van de administratie moeten sowieso zijn de bankafschriften, bonnen en facturen, urenregistratie, rittenregistratie en de reiskosten. Als je dit goed vastlegt, dan voldoe je aan de wettelijke eisen van het voeren van een overzichtelijke administratie.

Een overzichtelijke boekhouding is ook in jouw belang

Naast het feit dat je een administratie moet bijhouden voor de belastingdienst, is een administratie ook voor jou zeer belangrijk. Met een goede boekhouding en administratie blijf jijzelf volledig op de hoogte hoe het er met je onderneming voorstaat. Hiervoor hoef je nog niet eens kennis te hebben van het opstellen van een winst- en verliesrekening of over het lezen van een balans. Met een simpel overzicht van jouw inkomsten en uitgaven krijg je al veel inzicht hoe de zaken gaan. Ook is het goed om een debiteurenadministratie bij te houden. Je kunt je klanten wel een factuur sturen, maar worden je facturen wel betaald? Het is zelfs van levensbelang voor je onderneming om hiervan op de hoogte te zijn. Andersom is een crediteurenadministratie ook zeer zinvol, want dan weet je welke facturen die jij hebt ontvangen, reeds betaald zijn of nog openstaan.

Waarom de administratie zelf doen?

De hoofdreden om je administratie zelf bij te houden is niet zo moeilijk: het is namelijk goedkoper. Je hoeft dan geen boekhouder te betalen, maar houdt het zelf in de hand. En dat is tegelijkertijd een ander voordeel van zelf een administratie bijhouden: je hebt geen verlies van controle over je boekhouding en je hoeft je gegevens niet te delen met een derde partij. Natuurlijk zijn boekhouders wel discreet, maar je moet wel net een boekhouder treffen met wie het goed klikt. Of je zelf een boekhouding bijhoudt, is natuurlijk ook afhankelijk van het vak dat je uitoefent. Een ZZP’er die in de bouw zit, zal minder kaas gegeten hebben van administratieve werkzaamheden, dan een ZZP’er die een kantoorbaan heeft. Het uitbesteden zal in sommige branches daarom zeker een goede optie zijn. Overigens hoeft ook voor de leek een administratie voeren tegenwoordig niet zo moeilijk meer te zijn. Er zijn softwareprogramma’s en apps genoeg te vinden, die je veel werk uit handen nemen.

Waarom de administratie uitbesteden?

Voor diegene die geen verstand heeft hoe je een goede administratie moet uitvoeren, is het uitbesteden van de administratie de ideale oplossing. Ook al heb je geen verstand van zaken, je boekhouder houdt je netjes op de hoogte hoe je onderneming ervoor staat en onderhoudt de contacten met alle instanties, zoals de belastingdienst. Heb je zelf een fiscale of administratieve vraag, dan kun je altijd bij je boekhouder aankloppen. Je krijgt dan altijd professioneel advies. Verder scheelt het uitbesteden van je administratie natuurlijk enorm veel tijd, dat je nu aan voor jou zinvollere zaken kunt besteden. Na verloop van tijd en als het goed klikt met je boekhouder, kan hij je ook beter adviseren over bepaalde beslissingen of investeringen. Hoewel je de boekhouder moet betalen voor zijn werkzaamheden, kunnen zijn adviezen dusdanig gunstig uitpakken, dat je op de lange termijn zelfs kosten kunt besparen.

Aan wie je administratie uitbesteden?

Het kan van belang zijn aan wie je de boekhouding uitbesteedt. Probeer een lokale boekhouder of administratiekantoor te vinden met wie je een goede band kunt opbouwen. Dit is goedkoper dan een groot accountantsbureau en een meer persoonlijkere band zorgt ervoor dat de administratie voor jezelf ook toegankelijker wordt. Vooral als je hier geen verstand van hebt. Het is dan ook gemakkelijker om een directe lijn met je boekhouder te hebben, waardoor je gewoon kunt bellen als je met een bepaalde vraag zit. Een lokale boekhouder zal daarentegen wat meer over hebben voor klanten met wie hij een goede binding heeft.