Het bijhouden van een urenadministratie is één van de minst leuke taken waarmee je als ondernemer te maken krijgt. Je weet je tijd beter te besteden. Hoewel je niet verplicht bent om je uren te registreren, kan een goede urenadministratie je op de lange termijn geld opleveren. Hieronder lees je daar meer over.

De voordelen van een goede urenadministratie

Het goed bijhouden van het aantal uren dat je in je onderneming werkt, kan je geld opleveren, en wel op drie manieren. Je komt (waarschijnlijk) in aanmerking voor zelfstandigenaftrek, je kan je uurtarief beter verantwoorden bij klanten en je kan in de toekomst een betere berekening van je uurtarief maken.

1. Het recht op zelfstandigenaftrek

Om in aanmerking te komen voor zelfstandigenaftrek bij de belastingdienst moet je minimaal 1225 uur per kalenderjaar in je bedrijf werkzaam zijn. Omgerekend en rekening houdend met vakanties is dat zo’n 25 uur per week. Als je fulltime zelfstandig ondernemer bent, kan je dit aantal uren makkelijker aantonen dan wanneer je parttime in je eigen bedrijf werkt. Vooral voor parttime zzp-ers is een urenadministratie dus van groot belang. Als je naast je eigen bedrijf ook nog in loondienst werkt, is een aanvullend criterium dat je minstens 50% van je arbeidsuren in je eigen onderneming werkt.

2. Het verantwoorden van je uurtarief bij klanten

Een overzichtelijke urenregistratie maakt het makkelijker om aan klanten of opdrachtgevers te verantwoorden hoe je tot je uurtarief bent gekomen. Vooral particuliere klanten mopperen nog wel eens over het uurtarief van zzp-ers. “Ik verdien toch ook geen 75 euro per uur?” redeneren zij dan. Zij staan er echter niet bij stil dat zelfstandigen te maken hebben met zowel declarabele als niet-declarabele uren. Door hier een duidelijke uitleg over te geven, kan een klant je uurtarief bij nader inzien toch heel redelijk vinden. Tot de declarabele uren (of directe uren) behoren de uren die je bij klanten in rekening kan brengen. De uren die je besteedt aan het uitvoeren van je vak. Tot niet-declarabele uren (ook wel indirecte uren) behoren zaken als het werven van klanten, bijwerken van je administratie, onderhoud aan je website en het opmaken van offertes. Maar denk ook aan het versturen van mails, bedenken van nieuwe producten, reistijd, het volgen van cursussen, lezen van vakliteratuur, het doen van inkopen of schoonmaken van je kantoor of werkplaats. Daarnaast draag je als ondernemer zelf premies af voor je pensioen, AOV en andere verzekeringen. Ook dit rechtvaardigt een hoger uurtarief.

3. Een betere berekening van je uurtarief of projectprijs in de toekomst

Als je weet hoeveel uur je nodig hebt voor al je werkzaamheden, dan is het een stuk eenvoudiger voor je om je uurtarief of projectprijs te berekenen. Iedere ondernemer loopt er wel eens tegen aan dat je meer uren met een opdracht bezig bent dan vooraf berekend. Vooral starters onderschatten regelmatig hoeveel uur zij nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. Als je aanzienlijk meer uren werkt dan dat je kunt declareren dan gaat dat wringen. Door een goede urenadministratie kan je steeds beter inschatten hoeveel uur je voor een bepaald project nodig hebt. Ook word je er steeds beter in om onvoorziene gebeurtenissen in te calculeren. Zelfstandige ondernemers ervaren meer dan wie ook dat tijd geld is.

Download onze gratis template

Om het jou zo makkelijk mogelijk te maken kun je onze templates voor urenregistratie en kilometerregistratie downloaden. Helemaal gratis en speciaal voor jou als ZZP-er!

Vul hieronder je gegevens in. Je ontvangt dan een mail met een bevestigingslink en zodra je daarop geklikt hebt rolt de template zo je mailbox in.

Met het invullen van je gegevens ga je akkoord met het ontvangen van onze maandelijkse nieuwsbrief. Je kunt je hier altijd weer voor uitschrijven, elke mail bevat een uitschrijf mogelijkheid. We sturen je geen spam, daar houden we zelf ook niet van!